广东工业大学50周年校庆
做好校庆文件材料归档工作的通知(摘要)
  学校档案是学校历史活动的真实记录,是学校重要的信息资源。我校建校50周年庆典工作已圆满结束。为维护我校校庆工作进程中重要的历史真实记录,确保校庆活动档案材料完整、系统、准确和安全,便于今后开发利用,现将校庆活动档案材料归档与管理有关要求通知如下:
  一、归档范围与管理
  1.学校在校庆活动过程中产生的文件材料及在这过程中收集到有关学校发展的历史资料由校庆筹备委员会办公室及其各工作组负责组织归档;
  2.各学院校庆活动过程中产生的文件材料及在这过程中收集到有关学校发展的历史资料由各学院负责组织归档;
  3.学校收到的捐赠物品、题词等,由宣传部拍摄照片归档;各学院及有关单位收到的捐赠物品、题词等,由本学院及有关单位拍摄照片归档。各学院及有关单位应按要求填写实物档案登记表归档。实物可暂存各学院及有关单位,须指定专人专柜管理,确保学校实物档案的完整安全。由学校档案馆、国资办核实后再确定其存放地点。
  上述所指的归档材料包括文件资料、画册、照片、录音、录像、光盘、实物等不同载体的资料及电子文件。
  二、归档时间
  2008年12月30日前向档案馆归档,务必请各部门、单位按时做好归档工作。
  三、归档要求
  1.所有归档材料均按学校有关各类档案归档要求归档并按照归档要求分别填写《文件资料移交登记表》、《卷内文件目录》、《实物档案登记表》。
  2.《文件资料移交登记表》、《卷内文件目录》(纸质目录与电子目录各一套)填好后,连同整理好的文件材料原件一起交到学校档案馆,由档案馆按有关要求进行验收并办理移交接收手续。如不符合要求的,退回原单位重新整理,待整理好后再移交。
  请各单位按通知要求在规定时间内认真做好校庆50周年文件材料的归档与管理工作,注意确保文件材料的整理归档质量。
校庆筹备委员会办公室  二○○八年十二月十五日
  (通知原文)